So drucken Sie E-Mails und Anhänge automatisch

Erfolg in der heutigen Welt hat viel damit zu tun, zuverlässige, automatisierte Lösungen zu finden, die Ihren Workflow beschleunigen und Ihre Arbeit erleichtern. Wenn Sie im Telesales, im Einzelhandel oder in einem ähnlichen Sektor arbeiten, erhalten Sie wahrscheinlich viele E-Mail-Anhänge mit Bestellungen und Quittungen, die gedruckt werden müssen. Wenn Sie jedoch häufig Inhalte ausdrucken müssen, kann dies schnell zu einem Vollzeitjob werden. In einer solchen Situation wird die Automatisierung des Druckens Ihrer E-Mail-Anhänge definitiv viel Zeit sparen.

Beachten Sie jedoch, dass dieser Automatisierungsprozess nicht über eine Web-App wie Gmail.com oder Outlook.com durchgeführt werden kann. Bisher können nur E-Mail-Clients diese Funktionalität erreichen. Chrome und Firefox verfügen über eine Reihe von Erweiterungen / Add-Ons, die das Drucken von E-Mail-Anhängen einfacher und schneller machen, jedoch nicht den gesamten Prozess automatisieren können.

Verwenden von E-Mail-Clients zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen

Die Verwendung eines E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird eröffnet eine völlig neue Möglichkeit zur Automatisierung. Mit den richtigen Erweiterungen, Add-Ins und / oder Skripten können Sie Ihren E-Mail-Client so konfigurieren, dass jede Warteschlange einschließlich Ihres Posteingangs gedruckt wird. Sie können dann bestimmte Regeln festlegen, um die E-Mail gefolgt vom Anhang zu drucken, oder den Anhang ausschließlich drucken. Sie können noch spezifischer werden, indem Sie Ihren E-Mail-Client so konfigurieren, dass er basierend auf dem Absender oder basierend auf dem Dateityp des Anhangs gedruckt wird.

Hinweis: Ihr E-Mail-Anbieter ist nicht wichtig. Solange Sie einen dedizierten E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird verwenden, sollte dies mit jedem E-Mail-Anbieter (Google Mail, Hotmail, Yahoo usw.) funktionieren, wenn diese ordnungsgemäß konfiguriert sind.

Wenn Sie Outlook verwenden, gibt es viele kostenpflichtige Add-Ins, mit denen Sie dies problemlos tun können. Hier einige gute Beispiele:

• Office-Addins
• EZDetach
• Automatischer Druck
• Druckwerkzeuge für Outlook

Hinweis:  Alle oben genannten Add-Ins kosten über 20 US-Dollar, die meisten bieten jedoch eine Testphase an.

Wenn Sie kein Geld ausgeben möchten, gibt es kostenlose Alternativen, um das Drucken Ihrer E-Mail-Anhänge zu automatisieren. Beachten Sie jedoch, dass Sie einige Zeit mit der Optimierung Ihres E-Mail-Clients verbringen müssen. Wenn Sie sich für diesen Weg entscheiden, lassen Sie uns Ihre Arbeit erleichtern. Wir haben drei schrittweise Methoden aufgenommen, mit denen Sie diese Funktionalität mit Ihrem E-Mail-Konto erreichen können.

Die eleganteste Lösung zum automatischen Drucken von E-Mails und E-Mail-Anhängen ist die Verwendung einer speziellen Software. Wenn Sie jedoch einen externen E-Mail-Manager konfigurieren, um diesen Prozess zu automatisieren, müssen Sie möglicherweise etwas Geld ausgeben. Befolgen Sie Methode 1 , um Automatic Email Manager 6 so zu konfigurieren , dass Ihre E-Mails und E-Mail-Anhänge gedruckt werden. Sie bieten eine 30-tägige Testphase, sodass Sie sie kostenlos ausprobieren können, bevor Sie Geld ausgeben.

Die zweite Methode ( Methode 2 ) impliziert das Hinzufügen eines VBA-Skripts und einer Regel zu Outlook. Obwohl Sie dafür ziemlich technisch sein müssen, ist es die effizienteste Anleitung von beiden. Wenn Sie Outlook nicht besonders mögen, können Sie einen anderen Weg gehen ( Methode 3 ) und Thunderbird zusammen mit zwei Erweiterungen verwenden, um Ihre E-Mail automatisch zu drucken.

Wenn Sie bereit sind, folgen Sie einer der folgenden Methoden, um das Drucken Ihrer E-Mail-Anhänge zu automatisieren. Lass uns anfangen.

Methode 1: Verwenden von Automatic Email Manager 6 zum Drucken von E-Mail-Anhängen

Wenn Sie keinen dedizierten E-Mail-Client wie Outlook oder Thunderbird verwenden, ist die Konfiguration eines externen E-Mail-Managers die zuverlässigste Lösung. Mit dem automatischen E-Mail-Manager 6  können Sie eine beliebige E-Mail-Box verbinden, einschließlich POP3, IMAP4, Exchange, 365, Gmail, Yahoo, und die Liste wird fortgesetzt.

Mit der Software können Sie bestimmte Aktionen mithilfe eines intuitiven Regelsystems definieren. Sie können damit von bestimmten Absendern drucken oder nur die Anhänge aus den E-Mails drucken. Befolgen Sie die nachstehende Anleitung, um Automatic Email Manager 6 so zu installieren und zu konfigurieren, dass E-Mails und E-Mail-Anhänge automatisch gedruckt werden:

1. Laden Sie das Installationsprogramm von der offiziellen Website herunter. Wenn Sie es zuerst testen möchten, klicken Sie auf Demo herunterladen.

   

2. Öffnen Sie den automatischen E-Mail-Manager und befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um ihn auf Ihrem System zu installieren.

   

3. Starten Sie die Anwendung und geben Sie einen Namen ein, der als Referenz für Ihr Konto verwendet wird. Dann wählen Sie E - Mail mit dieser Adresse und geben Sie Ihre E - Mail von dem Sie die E - Mails drucken möchten. Klicken Sie abschließend auf Weiter, um fortzufahren.

   

4. Wählen Sie Ihren E-Mail-Typ aus der Liste. Wenn Ihr E-Mail-Anbieter nicht in der vordefinierten Liste enthalten ist, wählen Sie die Option Vordefinierter E- Mail-Anbieter aus und suchen Sie nach Ihrer E-Mail-Konfiguration. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

   

5. Überprüfen Sie im nächsten Fenster zunächst, ob die Serveradresse Ihrer E-Mail korrekt ist. Wenn dies der Fall ist, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort in die unten stehenden Felder ein. Klicken Sie dann auf Verbindung testen , um sicherzustellen, dass Ihre Konfiguration funktioniert. Klicken Sie abschließend auf Weiter .

   

6. Stellen Sie das Überprüfungsintervall Ihres Kontos entsprechend Ihren Anforderungen ein. Sie können es auch so konfigurieren, dass es nur während Ihrer Arbeitstage überprüft wird, indem Sie auf den erweiterten Zeitplan klicken . Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

   

7. Klicken Sie anschließend auf Aktion hinzufügen. Wählen Sie je nach Bedarf Anhänge drucken oder E-Mail-Text drucken aus. Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie den Drucker aus, den Sie verwenden möchten.

   

8. Sie haben dann die Möglichkeit, einen bestimmten Filter anzuwenden, indem Sie Nein auswählen . Wenn der Vorgang jederzeit angewendet werden soll, wählen Sie Ja . Klicken Sie abschließend auf OK , um die gerade erstellte Aktion zu bestätigen.

   

   Hinweis: Wenn die Software sowohl den Text der E-Mail als auch die Anhänge drucken soll, erstellen Sie eine zweite Aktion mit dem anderen Szenario. Wenn Ihre erste Aktion beispielsweise das Drucken von Anhängen betraf, erstellen Sie eine zweite, die den Text der E-Mail druckt.

Nachdem Sie treffen OK , automatische E - Mail - Manager beginnt Ihren Posteingang überprüft und alles auszudrucken, die die Kriterien erfüllt , die Sie vorher festgelegt.

Methode 2: Verwenden von Outlook zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen

Outlook ist der beliebteste E-Mail-Client. Wenn sich Ihr Job also um Ihr E-Mail-Konto dreht, verwenden Sie ihn wahrscheinlich bereits. Outlook ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht das Drucken von Anhängen eingehender E-Mails.

Zu diesem Zweck erstellen wir ein VBA-Skript in Outlook und verwenden es dann mit einer Outlook-Regel. Hier ist eine vollständige Anleitung des gesamten Prozesses:

Hinweis: Es wurde bestätigt, dass die folgenden Schritte in Outlook 2016 funktionieren. Obwohl wir nicht mit älteren Versionen getestet haben, sollte das folgende Skript theoretisch mit allen Outlook-Versionen bis zurück zu Outlook 2010 funktionieren.

Erstellen eines VBA-Skripts + einer Regel zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen in Outlook

1. Öffnen Sie Outlook, greifen Sie über die Symbolleiste auf die Registerkarte Entwickler zu und klicken Sie auf die Schaltfläche Visual Basic .

   Hinweis: Wenn die Registerkarte Entwickler nicht angezeigt wird, gehen Sie zu Datei und klicken Sie auf Optionen. Klicken Sie dort auf die Registerkarte Multifunktionsleiste anpassen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Entwickler . Hit Ok bestätigen. Jetzt sollte die Registerkarte Entwickler in der Multifunktionsleiste oben auf dem Bildschirm sichtbar sein.

   

2. Erweitern Sie den Projekt1- Baum (links), sobald das Fenster Microsoft Visual Basic für Applikationen aktiv ist . Doppelklicken Sie dann auf ThisOutlookSession .

   

3. Fügen Sie nun den folgenden Skriptcode in das Project1-Fenster (rechts) ein: Sub LSPrint (Item As Outlook.MailItem)

   Bei Fehler Gehe zu OError'Detects Temporärer Ordner

   OFS als FileSystemObject dimmen

   Dim sTempFolder As String

   Setzen Sie oFS = New FileSystemObject

   'Temporärer Ordner

   sTempFolder = oFS.GetSpecialFolder (TemporaryFolder) 'Erstellt einen speziellen temporären Ordner

   cTmpFld = sTempFolder & "\ OETMP" & Format (jetzt "yyyymmddhhmmss")

   MkDir (cTmpFld) 'Speichert und druckt den Anhang

   Als Anhang dimmen

   Für jedes oAtt In Item.Attachments

   FileName = oAtt.FileName

   FullFile = cTmpFld & "\" & FileName'Speichern des Anhangs

   oAtt.SaveAsFile (FullFile) 'Druckt den Anhang

   Setze objShell = CreateObject ("Shell.Application")

   Setze objFolder = objShell.NameSpace (0)

   Setze objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

   objFolderItem.InvokeVerbEx ("print") Weiter oAtt'Cleans up temporäre Dateien

   Wenn nicht oFS nichts ist, setzen Sie oFS = nichts

   Wenn nicht objFolder nichts ist, setzen Sie objFolder = Nothing

   Wenn nicht objFolderItem nichts ist, setzen Sie objFolderItem = Nothing

   Wenn nicht objShell nichts ist, setzen Sie objShell = NothingOError:

   Wenn Err 0 Dann

   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

   Err.Clear

   End If

   Beenden Sie SubEnd Sub

   oAtt.SaveAsFile (FullFile)

   Setze objShell = CreateObject ("Shell.Application")

   Setze objFolder = objShell.NameSpace (0)

   Setze objFolderItem = objFolder.ParseName (FullFile)

   objFolderItem.InvokeVerbEx ("print")

   Weiter oAtt

   Wenn nicht oFS nichts ist, setzen Sie oFS = nichts

   Wenn nicht objFolder nichts ist, setzen Sie objFolder = Nothing

   Wenn nicht objFolderItem nichts ist, setzen Sie objFolderItem = Nothing

   Wenn nicht objShell nichts ist, setzen Sie objShell = Nothing

   OError:

   Wenn Err 0 Dann

   MsgBox Err.Number & ”-” & Err.Description

   Err.Clear

   End If

   Sub beenden

   End Sub

   

4. Wenn Sie den Code in Project1 eingefügt haben , gehen Sie zu Extras (im oberen Bereich des Bildschirms) und klicken Sie auf Referenzen.

   

5. Scrollen Sie nach unten und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Microsoft Scripting Runtime. Klicken Sie auf OK , um Ihre Option zu speichern und das Fenster Referenzen zu schließen .

   

6. Klicken Sie nun auf das Symbol Speichern in der oberen linken Ecke des Visual Basic- Fensters. Jetzt können Sie Visual Basic sicher schließen .

   

7. Gehen Sie als nächstes zu Datei und klicken Sie auf Regeln und Warnungen .

   

8. Klicken Sie auf Neue Regel und  dann auf Regel anwenden auf Nachrichten, die ich erhalte . Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

   

9. Jetzt müssen Sie entscheiden, welche Bedingung erfüllt sein muss. Wenn Sie möchten, dass alle Ihre Anhänge gedruckt werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Mit einem Anhang". Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

   Hinweis:  Wenn Sie nicht alle Anhänge drucken möchten, können Sie hier eine andere Bedingung verwenden. Das Skript sollte auch mit bestimmten Absendern oder bestimmten Wörtern funktionieren.

10. Aktivieren Sie im nächsten Fenster das Kontrollkästchen neben einem Skript ausführen. Klicken Sie dann auf ein Skript , markieren Dieseoutlooksitzung und drücken Ok . Klicken Sie anschließend zur Bestätigung auf Fertig stellen .

    

11. In der Regeln und Benachrichtigungen Fenster, stellen Sie sicher , dass das Kästchen neben der Regel haben Sie gerade geprüft wird erstellt. Wenn dies der Fall ist, klicken Sie auf Übernehmen.

    

Das ist es. Die E-Mail-Anhänge sollten automatisch aus dem Drucker kommen, sobald Sie sie erhalten.

Wichtig: Beachten Sie, dass dies nur funktioniert, wenn Outlook geöffnet und Ihr E-Mail-Konto auf diesem bestimmten Computer konfiguriert ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihr Drucker vollständig konfiguriert ist und über alle erforderlichen Treiber verfügt.

Methode 3: Verwenden von Thunderbird zum automatischen Drucken von E-Mails

Mozilla Thunderbird ist ein kostenloser Open Source E-Mail-Client. Die Community dahinter ist sehr aktiv, sodass Sie viele Erweiterungen finden können, die die bereits großartige Funktionalität erweitern.

Zurück zur eigentlichen Aufgabe: Die Konfiguration von Thunderbird zum automatischen Drucken von E-Mails ist nicht schwierig, erfordert jedoch einige Zeit. Wir werden zwei Erweiterungen verwenden: FitaQuilla und Printing Tools.

Hinweis: Beachten Sie, dass bei dieser Methode der Anhang nicht aus einer E-Mail gedruckt wird. Es werden nur der Titel und der Text der empfangenen E-Mail ausgedruckt. Wenn der Text der E-Mail JPEG- oder PNG-Dateien enthält, werden diese ebenfalls ausgedruckt.

Das Konfigurieren von Thunderbird zum automatischen Ausdrucken von E-Mails ist ziemlich einfach. Der einzige kleine Nachteil ist FitaQuilla - die Erweiterung wurde nicht aktualisiert, um mit der neuesten Version von Thunderbird kompatibel zu sein. Sie müssen sie daher manuell installieren.

Wenn Sie Thunderbird verwenden, um Ihre E-Mail-Anhänge effizient auszudrucken, befolgen Sie die nachstehende Anleitung.

Verwenden von Thunderbird + FitaQuilla + Druckwerkzeugen zum automatischen Drucken von E-Mail-Anhängen

PS: Diese Methode funktioniert möglicherweise oder nicht.

1. Laden Sie die neueste Version von Thunderbird von der offiziellen Website herunter und installieren Sie sie.
2. Laden Sie die FiltaQuilla- und Druckeroptionen auf Ihr System herunter.

   

3. Öffnen Sie Thunderbird, tippen Sie auf das Menüsymbol in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf Add-Ons.

   

4. Tippen Sie auf das Zahnradsymbol und klicken Sie auf Add-On aus Datei installieren.

   

5. Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie das Add-On heruntergeladen haben, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Öffnen .

   

6. Wiederholen Sie die Schritte 4 und 4 mit der anderen Erweiterung und starten Sie Thunderbird neu.
7. Gehen Sie nach dem erneuten Öffnen von Thunderbird zu Add-Ons> Erweiterungen und klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen von PrintingTools .

   

8. Wählen Sie die globalen Druckoptionen aus und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Drucken ohne Dialogfeld . Klicken Sie auf OK , um Ihre Auswahl zu speichern.

   

9. Klicken Sie erneut auf die Menüschaltfläche und gehen Sie zu Nachrichtenfilter> Nachrichtenfilter.

   

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu , um einen neuen Filter zu erstellen. Fügen Sie zunächst einen Namen für Ihren Filter ein. Aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen neben Neue E-Mails abrufen und filtern Sie es nach der Junk-Klassifizierung . Setzen Sie danach die Bedingung auf Anhangsstatus> Ist> Hat Anhänge . Setzen Sie abschließend die letzte Aktion auf Drucken und klicken Sie zum Speichern auf OK.

    

11. Nun kehren Sie zum Nachrichtenfilter Fenster und stellen Sie sicher , dass der Filter aktiviert ist.

    

Das ist es. Ihr Thunderbird-E-Mail-Client ist jetzt so konfiguriert, dass E-Mails automatisch gedruckt werden. Stellen Sie sicher, dass er aktiviert ist und Ihre E-Mail in Thunderbird ordnungsgemäß konfiguriert ist.